私用メールと監視-懲戒

 パソコンが社員個人に貸与され、社員が設定したパスワードを入力してアクセスすることになっているという職場は少なくありません。その場合には、労働者の私用メールの内容にもプライバシー権の保護が及ぶと考えられます。そこで、労働者のプライバシー権との関係で、企業がメールの利用状況を調査できるか、労働者の私用メールを閲読できるかどうかが問題となります。

 メールの利用状況について調査する旨の就業規則が定められ、それが周知されている場合は、その定めに従って調査が行われる限り、私用メールの記載内容の閲読が違法とはいえません。

 ただし、就業規則の規定は、調査の目的、調査の方法や時間帯、収集される情報内容とその利用方法等が具体的かつ明確に定められていることが必要です。メールの送受信だけでなく、内容までも調査するのかどうかはあらかじめ就業規則に定めた上で社員に周知されるべきでしょう。

 就業規則の規定がない場合でも、使用者が労働者に上記の各事項を事前に通知し、その通知に従って調査が行われる限り、私用メールの記載内容の閲読が違法とはいえません。ただし、労働者のプライバシー権を侵害しないよう配慮することが必要です。

 これに対し、就業規則や事前の通知がない場合は、使用者が私用メールを調査し、閲読することはできないと考えられます。ただし、犯罪その他の重要な不正行為(信用毀損、機密情報の流出等)があるとするに足りる相当の理由がある場合は調査できるでしょう。

 それでは、会社が、パソコンの不正使用を防止するために、社員のメールの監視をしていたところ、ある社員が所定労働時間中に知人とのメールのやり取りを頻繁に行っていたことが判明した場合、懲戒処分することはできるのでしょうか。

 パソコンの不正使用を防止するためとはいえ、就業規則に定めがなく、メールの私的利用を明確に禁じておらず、事前の通知もなされていないのであれば、労働者の承諾を得ることなく会社が閲読した私用メールの記載内容を理由とする懲戒処分は有効であるかどうかが問題となります。

 当該社員は知人とメール交換をしていたのですから、プライバシー権を侵害していることになります。社員の私生活にわたることは、会社が調査することはできません。

 だからといって会社が当該社員を懲戒処分できないというわけではなく、所定労働時間中に頻繁にメールを送信していたというのですから、職務専念義務違反が問題となります。労働者は信義に従い誠実に労務提供義務を履行しなければならず、所定労働時間内に原則として私用を行ってはならない義務を負っています(労働契約法3条4項)。

 また、会社貸与のパソコンには会社の施設管理権が及ぶので、たとえ所定労働時間外であっても、労働者は当然にパソコンを私用できないのであり、この点も問題となります。

 また、会社はパソコンの私的利用を禁止することはできるでしょうか。

 パソコンの私的利用を禁止する旨の就業規則の規定が設けられている場合、労働者が私的利用をすることは原則としてできません。それにもかかわらず、パソコンを私的利用した場合は、職務専念義務の違反や施設管理権の侵害が認められるので、懲戒の対象となることもありますが、使用者がパソコンを私的利用した労働者を懲戒するには、就業規則において、その旨の定めを置くとともに、これを労働者に周知することが必要です(労働基準法89条9号、労働契約法7条)。

 他方、会社がパソコンの私的利用を禁止する規定が就業規則に定めていないのであれば、用件のみや短文で終わるメールを作成、送信したとしても、私用メールが直ちに懲戒の対象になるとはいえません。しかし、パソコンの私的利用が許容されるのは、短時間で業務に支障がない限度であり、所定労働時間内に長時間にわたって利用している場合は、就業規則にパソコンの私的利用の禁止規定がなく、その禁止規定に違反することが懲戒事由とされていなくても、職務懈怠の懲戒条項に基づき懲戒処分されることになります。

 ところで、就業規則にパソコンの私的利用を禁止する規定がなく、その禁止に違反すると懲戒する旨の規定もなく、これまでパソコンの私的利用に対して注意や警告がなされなかったのに、社員に内緒でメールの監視をしたのであれば、調査方法に公正を欠きます。

 また、所定労働時間中の私用電話が許容されていたとしたら、所定労働時間内であっても私用メールが黙認されていたと社員が認識していても不自然ではありません。

 このような状況で、当該社員が知人とメールのやりとりをしたとしても、それが1日に2通程度であれば社会通念上許容される範囲であり、業務に具体的な支障を生じさせるものではないのであれば、当該社員に懲戒処分を課すことはできません。

 これに対し、就業規則をもって、職場離脱や職務懈怠、私語や私用電話が禁じられており、これに違反した場合には懲戒処分が課されることになっていた、当該社員の私用メールが多数回にわたり社会通念上許容される範囲を超え、業務に具体的な支障を生じさせていたという事情が認められるのであれば、私用メール自体ではなく、それによる職務懈怠を懲戒の対象にすることはできます。

 


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